Inscripciones

Desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Las inscripciones con Hércules® son mucho más que un formulario de inscripción.

Manejo de inscripciones

Las inscripciones con Hércules® son una completa herramienta que permite asignar a las organizaciones participantes una contraseña para que accedan al sistema e inscriban sus deportistas, cuerpo técnico, comité ejecutivo y demás personal de apoyo.

Adicionalmente, el sistema permite parametrizar el formulario de acuerdo al rol que desempeñen las personas que serán inscritas, teniendo en cuenta las políticas del comité organizador del evento.

Mediante el módulo de inscripciones, es posible controlar de manera sencilla variables como integrantes máximos y mínimos de deportistas por equipos participantes, número de delegados, entrenadores, fisioterapeutas, fechas de inscripción, fechas de cambios y en general cualquier regla que se pueda presentar en un reglamento deportivo.

De igual forma, el sistema permite opcionalmente incluir archivos adjuntos que podrían ser permisos, documentos, contratos, registros civiles, sesiones, préstamos de jugadores, autorizaciones.

Todo esto de forma independiente para cada deportista permitiendo que estos documentos se consoliden en una base de datos consultable por el comité organizador del evento en cualquier momento y desde cualquier computador con conexión a internet.

Configuración de Inscripciones:

El sistema permite fácilmente definir unos parámetros para controlar el proceso de inscripciones:

• Definición de los cupos para deportistas, delegados, entrenadores, comité organizador, voluntariado y demás personal involucrado en el evento.
• Inscripciones parametrizables por el organizador del evento, de acuerdo con cada reglamento de cada deporte.
• Generación de Regionales, controlada por el administrador del evento.
• Generación de Organizaciones participantes, controlada por el administrador del evento.
• Asignación de nombre de usuario y contraseña a cada organización participante.
• Configuración del formulario de inscripción en donde el organizador define qué campos solicitar y con que reglas de inscripción, para cada evento.
• Fácil definición de nuevos deportes, pruebas y categorías según los requerimientos particulares de cada evento.
• Control de fechas de inscripción por regional, organización y deporte.
• Control de fechas de cambios por regional, organización y deporte.
• Control de números de cambios por regional, organización y deporte.
• Facilidad para subir las fotografías de los participantes.
• Posibilidad de asignar usuarios de inscripción a los entrenadores.
• Generación de otras reglas de inscripción particulares controladas por el organizador el evento.
  
  

Inscripciones de todos los involucrados

• Inscripción de Deportistas.
• Inscripción de personal de apoyo de cada regional.
• Inscripción de personal de apoyo de cada organización.
• Inscripción de Jueces.
• Inscripción de directores de campeonato.
• Inscripción de personal de apoyo del comité organizador.
• Inscripción de personal VIP
• Aprobación de inscripciones en cada nivel de organizacióny posibilidad de omitir estas aprobaciones.

Reutilización de jugadores

Si un deportista ya ha participado en eventos deportivos sistematizados con Hércules® y se debe inscribir en otro evento deportivo sólo será necesario digitar el nombre o el documento de identidad del deportista.

Es posible que en otro evento se soliciten otros datos complementarios para la inscripción. En ese caso el sistema solicitará que se inscriban los datos faltantes del deportista.

Ventajas

Con la implementación del sistema de inscripciones la realizara en forma más eficiente el trabajo:

• Desfases en organización de cada campeonato que pueden llevar a crisis serías en los congresillos técnicos que harán la imagen de la organización negativa.
• El evento podrá ser organizado fácilmente y sin complicaciones.
• Los participantes realizarán el proceso de inscripciones fácil y rápidamente.
• La organización tendrá control total del proceso.
• Los errores de digitación prácticamente se eliminan ya que la información es digitada una sola vez.
• Acceso a la información desde cualquier computador con conexión a Internet.